Consultoria, Tecnologias de Informação

A automação na Gestão de Recursos Humanos: um mundo de possibilidades

Os Gestores de RH lidam essencialmente com pessoas. Implementar automação nos seus processos parece paradoxal?

Partilho convosco a perspetiva de quem tem assistido a várias mudanças possibilitadas pela tecnologia no papel dos Gestores de RH.

Com a introdução da automação, a ideia é que as equipas de RH façam a transição de Gestores de RH para Gestores Estratégicos de RH. Como? Beneficiando do alívio de tempo com as tarefas de gestão tradicional de RH e dedicando-se mais à captação, desenvolvimento e retenção de talento.

Sugiro, então, sete tarefas das equipas de RH a serem automatizadas.

1. O recrutamento

Quem lida de perto com profissionais de RH sabe bem que os processos de recrutamento são, quase sempre, longos e complexos. Do anúncio de uma vaga à contratação do profissional certo podem decorrer semanas de entrevistas, negociação e análise – que muito mais eficientes se tornariam se a tecnologia ajudasse.

Mas como? Em primeiro lugar, um sistema de automação pode permitir o armazenamento dinâmico da informação. Falamos da catalogação de potenciais candidatos, devidamente identificados de acordo com as áreas de especialidade, profissões anteriores ou outras características que sejam importantes para a empresa.

Esses candidatos não serão todos colocados na primeira vaga disponível, mas é comum os departamentos de RH voltarem a procurá-los mais tarde, havendo mais vagas em aberto. Esta procura é, grande parte das vezes, motivada pelo perfil do candidato – o profissional de RH lembra-se dele de entrevistas anteriores e acredita que tem o perfil ideal para preencher a nova vaga, por isso procura o contacto nos registos.

Ora, confiar na memória de um colaborador é logo um mau princípio para qualquer empresa – os colaboradores entram e saem, não podem reter (nem levar com eles) a memória do negócio. Se os perfis dos candidatos entrevistados forem armazenados num sistema de automação, não só não se perdem como são fáceis de encontrar – graças ao poder analítico destes sistemas, bastaria a qualquer colaborador da equipa de RH inserir no sistema o que procura (por exemplo, uma especialidade) e deixar que a automação faça o resto, devolvendo todos os candidatos já entrevistados que cumprem aquele requisito.

A capacidade de tratamento de dados de um sistema destes permitiria ainda cruzar informações, selecionando apenas um grupo de candidatos que cumprem um conjunto de requisitos. Com menos entrevistas para fazer, a equipa de Recursos Humanos teria pela frente um processo de recrutamento mais rápido e mais eficiente.

A automação permite, por outro lado, monitorizar a taxa de sucesso dos processos de recrutamento. Reunindo, numa só plataforma, o feedback dos RH, dos colaboradores da empresa e dos recém-contratados, fica fácil compor relatórios sobre a eficiência dos processos de captação de talento.

Paralelamente, a automação de processos também pode facilitar a marcação de entrevistas (com uma gestão automatizada da agenda) ou as respostas aos candidatos com o resultado do processo.

2. O “onboarding”

Receber um novo colaborador na empresa é um processo moroso e que consome muitos recursos. É preciso preencher fichas pessoais, fornecer dados bancários, aprender a cultura da empresa e conhecer ferramentas internas – um processo que requer a disponibilidade de vários colaboradores e departamentos em simultâneo.

Com a automação, o “onboarding” de novos colaboradores fica mais fácil. Existindo um portal do colaborador, os recém-contratados podem inserir nele toda a informação pessoal, bancária e fiscal – sem que seja necessária a presença de colegas dos RH, ler sobre a cultura empresarial e até assistir a vídeos com tutoriais sobre ferramentas internas ou procedimentos básicos.

Se todas estas capacidades já são aliciantes, imagine que todas podem ser executadas ainda antes do primeiro dia de trabalho de cada colaborador – que assim entra na empresa já conhecedor dos processos mais básicos e passa por uma integração mais rápida e eficaz.

3. O acompanhamento de desempenho

Esta é, provavelmente, das áreas onde a Gestão de RH mais beneficia da automação. Um sistema onde as métricas de desempenho de cada colaborador sejam apresentadas em tempo real permitem aos gestores um melhor acompanhamento do trabalho da equipa, facilmente identificando áreas de maior preocupação e áreas de melhor desempenho.

Este trabalho, feito nos moldes tradicionais de reunião de equipa guiada por relatórios elaborados por ambas as partes, é, geralmente, moroso – o que faz com que muitos gestores optem por abdicar dele por falta de tempo. Com a automação ao serviço do negócio, todos ganham: os gestores conseguem acompanhar a equipa; os colaboradores sabem em que ponto estão no cumprimento do desempenho que deles se espera; e a equipa de RH tem bases para definir um plano de ação estratégica com vista a melhorar o desempenho geral da empresa.

4. O registo de presenças e pontualidade

Este é um dos processos mais frequentemente automatizados nas equipas de RH e, apesar de ser de simples implementação, faz uma grande diferença no trabalho diário da equipa.

Com um sistema de registos automáticos de presença e pontualidade (os comuns sistemas de “picar o ponto”) aliado a um sistema de tratamento de dados, deixa de ser necessária a intervenção manual dos profissionais de RH para registar atrasos ou justificar faltas.

Acedendo ao portal do colaborador, cada funcionário pode saber, em qualquer altura e em qualquer lugar, como está a sua pontualidade, justificar faltas (até anexando documentos de justificação) e controlar as férias.

Um sistema de registo de presenças e pontualidade completamente automatizado tem ainda a vantagem de praticamente eliminar a margem de erro, já que praticamente não tem intervenção humana.

5. O acompanhamento dos prémios

São comuns as empresas onde existe um sistema de prémios para colaboradores que atinjam os objetivos complementares (“stretch goals”), mas também é comum a confusão gerada em volta deles. Sobretudo quando o cálculo dos prémios resulta da soma ponderada de vários fatores, é frequente os colaboradores não entenderem bem se vão ou não receber alguma coisa (e quanto) – tal como é mais frequente haver erro humano na hora de fazer as contas.

Com um sistema de automação aplicado ao cálculo dos prémios, cada colaborador pode acompanhar, em tempo real, o cumprimento dos objetivos e até saber quanto valor já ganhou de prémio até àquele momento.

Além de facilitar o acompanhamento dos prémios, este tipo de sistemas tem também um efeito motivacional: à medida que vai vendo o prémio a subir, o colaborador interpreta o desempenho como um desafio e sente-se impelido a fazer um esforço extra para chegar ao valor máximo possível.

6. O processamento de salários

É dos trabalhos mais chatos das equipas de RH e, em simultâneo dos mais exigentes: a tolerância com o erro é muito baixa e as exigências ao nível da privacidade são grandes.

Automatizar o cálculo dos ordenados é uma ótima opção para qualquer empresa, independentemente da sua dimensão. Além de garantir que a informação não circula além do necessário, a equipa de RH garante um maior grau de rigor e, ao mesmo tempo, liberta-se de um trabalho burocrático difícil e lento – já que os enquadramentos fiscais não são iguais para todos os funcionários.

7. A gestão das férias e ausências

Este é um exemplo clássico de uma tarefa que ganha dimensão em proporção do tamanho da empresa e das equipas que a compõem. Se, numa equipa de cinco pessoas, é relativamente fácil gerir as ausências de todos, o mesmo não se pode dizer de equipas com dezenas – e às vezes centenas – de colaboradores.

A automação do registo de ausências não dispensa totalmente a intervenção humana – porque as ausências e as férias devem sempre ser aprovadas por um responsável, mas ajuda muito ao nível da análise de dados e da deteção de sobreposições.

Damos como exemplo uma equipa de vinte pessoas. Se as vinte submeterem os pedidos de férias num prazo de cinco dias, dificilmente o responsável pelas aprovações consegue detetar todas as sobreposições e incompatibilidades. Com um sistema de automação, tudo fica mais simples: basta indicar ao sistema que conjuntos de pessoas não podem sobrepor as ausências e ele gera alertas automáticos quando verificar uma incompatibilidade.

Do mesmo modo, o sistema gera um calendário onde as férias de todos estão registadas. Fornecer a informação em formato visual ajuda as equipas de gestão a monitorizar as ausências e a planear antecipadamente o trabalho de acordo com elas.

A área da Gestão de RH tende a ser desvalorizada quando o tema é automação – porque existe a ideia de que os RH lidam com pessoas e o contacto pessoal não pode ser substituído pelo contacto com máquinas. No entanto, este é um dos departamentos empresariais onde há mais trabalho burocrático e rotineiro, que pode perfeitamente ser automatizado.

A implementação de sistemas automáticos de Gestão de RH representa um investimento financeiro significativo, mas é, provavelmente, das áreas onde maior (e mais imediato) retorno se vai obter.

Por: Silviana Freitas, HR manager da Impacting Group

Artigo publicado em blog.smark.io

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