A primeira prioridade das organizações é a sua sustentabilidade ou, de forma mais impressiva, manterem-se vivas. Para isso, é fundamental que sejam capazes de suprir necessidades existentes com um desempenho pelo menos semelhante aos das outras organizações também capazes de suprir essas necessidades e/ou sucedâneos das mesmas. Em suma, têm de ser e manter-se competitivas!

Para isso, o Outsourcing de funções pode dar uma importante contribuição. No presente texto não nos vamos focar nos benefícios do outsourcing mas sim procurar oportunidades para beneficiar do mesmo.

De forma simplificada, podemos ver as organizações gerindo três grandes grupos de recursos:
1) documentos e informação em geral;
2) recursos financeiros, entidades em geral, materiais e serviços;
3) capital humano.

E podemos também falar em três grandes grupos de áreas de gestão:
A) gestão das obrigações legais e institucionais, ligada nomeadamente a competências jurídicas e financeiras;
B) gestão do relacionamento e desenvolvimento organizacional, ligada a competências administrativas e de relacionamento;
C) gestão das infraestruturas, equipamentos e produtos, ligada a competências tecnológicas e técnicas especificas.

Esta visão esquemática em duas dimensões vai-nos permitir, pelo cruzamento das mesmas, ajudar a situar onde são hoje mais comuns as oportunidades para o Outsourcing de funções.

No subsistema A1 em que temos a gestão das obrigações legais e institucionais relacionadas com os documentos e a informação em geral, temos exemplos de oportunidades de outsourcing no suporte jurídico e fiscal, na contabilidade e na gestão documental. Nos documentos, onde as oportunidades são mais recentes, têm-se vindo a destacar a impressão, a digitalização e o Off Site Storage.

No Subsistema A2 temos o tratamento dos recursos financeiros, como sejam os pagamentos e recebimentos, cobranças e aplicações financeiras em que já é comum haver oportunidades de outsourcing.

No subsistema A3 destacamos a gestão administrativa dos Recursos Humanos nomeadamente em termos de cadastro, assiduidade e salários. No processamento de salários reside uma das oportunidades de outsoucing hoje mais significativa.

Nos subsistemas das áreas de gestão B, temos o B1 que tem a ver com o secretariado, expediente, imagem da organização e relações públicas. A imagem e as relações públicas, incluindo o atendimento ao público e/ou call centers são candidatos ao outsourcing.

No subsistema B2 temos a destacar em particular os fornecedores e clientes e a gestão das compras e vendas no que respeita aos recursos materiais e serviços. As oportunidades de outsourcing a existirem aqui são muito específicas e caso a caso,

No B3 estamos a falar da gestão técnica dos Recursos Humanos, por exemplo, do recrutamento, formação, avaliação e medicina no trabalho. Talvez menos na avaliação do desempenho pela razão de na mesma ser essencial o relacionamento entre avaliadores e avaliados, há aqui também oportunidades de outsourcing.

Finalmente, temos as áreas de gestão C, das infraestruturas, equipamentos e produtos.

No subsistema C1 destacamos as tecnologias de informação onde o outsourcing já é típico. No subsistema C2, em relação aos recursos materiais, destacamos a gestão e manutenção das instalações e de determinados equipamentos bem como alguma logística de produtos. No subsistema C3, em relação aos recursos humanos, destacamos a vigilância, refeições, transporte de pessoal e assistência médica em determinados contextos.

Como vemos, são inúmeras as oportunidades de outsourcing. O que pode levar a perguntar: é então possível uma organização com tudo em outsourcing, sem empregados?

Quando se fala de outsourcing fala-se da externalização de processos / funções que não sejam do core do negócio, que não sejam aqueles que dão a notoriedade e fazem a diferenciação da organização face ao mercado. Esses têm de ser tratados dentro da organização. Uma das vantagens do outsourcing é mesmo permitir que o foco da atenção se concentre nesses processos / funções core que têm de prosseguir internamente.

Cristiana Santiago
Cloud Accounts & Outsourcing Manager na Minimal