Tecnologias de Informação

Porque devo usar uma Intranet na minha empresa?

Subsistem ainda muitas dúvidas quanto ao conceito de Intranet e à sua utilidade para as empresas. Num mundo cada vez mais digital e competitivo, onde a organização e a comunicação dentro das empresas/organizações se assumem como um aspeto fundamental na otimização de tempo e recursos, é relevante perceber a mais-valia que esta rede pode significar para as empresas/organizações e para os seus colaboradores.

O que é uma Intranet?

É uma rede privada dentro de uma empresa/organização, baseada em protocolos TCP/IP. Assim, utiliza os mesmos padrões da Internet, mas é apenas acessível aos responsáveis e colaboradores da empresa/organização. Pode também, eventualmente, ser acedida por terceiros devidamente autorizados, como por exemplo clientes e fornecedores. Esta rede privada partilha e divulga informação revelante para a empresa/organização e para os respetivos colaboradores, agilizando também o trabalho entre diferentes grupos empresariais.

A Intranet é usada para:

  1. Partilhar informações relevantes sobre a empresa/organização;
  2. Integrar sistemas de software existentes nas empresas/organizações;
  3. Gerir os Recursos Humanos;
  4. Facilitar o trabalho em grupo;
  5. Aceder à Internet através de servidores de firewall, preservando a segurança da empresa/organização.

Ao disponibilizarem uma rede para melhor gerir e otimizar os seus recursos, as empresas/organizações garantem uma maior produtividade, mais poupança e, consequentemente, mais ganhos.

Diferenças: Intranet, Extranet e Internet?

A ideia da Internet surgiu no começo dos anos 60, quando Joseph Licklider, um professor do MIT, uma das mais reputadas universidades dos Estados Unidos da América, concebeu a ideia de uma rede de partilha de informação entre computadores, conceito esse que foi mais tarde patrocinado pelo Departamento de Defesa do Governo do mesmo país. A ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) foi lançada online em 1969, ligando apenas universidades na sua primeira fase. Em 1975, mais de cinquenta universidades e entidades governamentais já estavam ligadas entre si. Foi já depois da divisão entre a sua vertente militar e civil, que em 1991 o congresso norte-americano aprovou o “High Performance Computing Act”, da autoria de Al Gore, que disponibilizou fundos para apoiar a expansão da Internet – lançando assim as fundações para aquilo que hoje se conhece como a “autoestrada da informação”. Nesse mesmo ano, Tim Berners-Lee, do CERN, o Laboratório Europeu de Física de Partículas, lançou o novo protocolo conhecido como World Wide Web – o famoso www –, baseado em hipertexto. Já a Intranet é uma Internet privada que opera dentro de uma empresa/organização, enquanto que a Extranet é a parte de uma Intranet disponível a pessoas fora da empresa/organização.

Vantagens no desenvolvimento de uma Intranet?

Segundo Ricardo Rocha, da Digital Works, as vantagens no desenvolvimento de uma Intranet numa empresa são muitas e variadas. Desde logo, ao contribuir para o “acréscimo de produtividade” da empresa/organização, facilitando a comunicação e oferecendo recursos para um melhor desempenho aos colaboradores que, assim, se tornam mais produtivos. Depois, segundo o mesmo autor, melhora a cooperação “entre colaboradores e equipas”, visto que um bom sistema desenvolve ferramentas adequadas para que cada departamento as use de forma a que o trabalho seja mais eficaz. Ao mesmo tempo, esta rede pode também servir para agilizar processos dentro da empresa, “integrando diferentes sistemas informativos e softwares existentes nas empresas, tais como ferramentas de RH, controlo de entradas, marcações de férias, processamento salarial, entre outros, permitindo assim funcionar como ‘single touch point’, isto é, como ponto único de interação dos colaboradores com essas distintas ferramentas”. Ricardo Rocha realça, ainda, a utilização de sistemas de SSO (“Single Sign On”), que possibilitam que, com apenas um login na rede privada e interna da empresa, o colaborador fique logado de forma automática e com acesso aos restantes sistemas com que trabalha durante o dia-a-dia. A criação de Intranet, para o diretor comercial da Digital Works, tem ainda o condão de “possibilitar maior e melhor comunicação dentro da empresa”, com mais interação entre os colaboradores, criando fóruns que abrem espaço para o surgimento de novas ideias entre os mesmos, e funcionar ainda como sistema de avaliação de desempenho. Também a comunicação interna é uma das valências mais importantes de qualquer Intranet, assumindo-se como forma de contacto privilegiada com todos os Recursos Humanos de uma empresa/organização. Para terminar, Ricardo Rocha sublinha, ainda, a possibilidade desta rede “organizar os documentos e ficheiros”, bem como facilitar a respetiva partilha com rapidez.

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