Crónicas

Aproveitar a mudança para motivar a equipa

Motivar a equipa para a mudança de instalações era o principal objetivo da direção de Serviços e Operações da Caixa Económica Montepio Geral (CEMG), que no início do ano deslocalizou os 215 colaboradores de Algés para Alfragide. A distância entre as duas localizações é curta, mas a perceção da equipa sobre o que iria encontrar no novo espaço não era positiva – por um lado, muitos trabalhavam ali há mais de uma década e alguns nem conheciam outro local de trabalho; por outro, muitos imaginavam as novas instalações como um local com pouca luz solar. Razões pouco fundadas, mas mais do que suficientes para que a mudança fosse encarada de forma negativa.
A solução foi optar sempre por uma comunicação clara e assertiva, sem nunca fugir ao assunto, mesmo quando as certezas da mudança ainda eram poucas. Ou seja, sempre que surgiam questões sobre a possibilidade de troca de instalações, a resposta era a informação disponível a cada momento, para que tivessem todos o mesmo nível de informação, evitar rumores e ir mentalizando a equipa para aquela que mais tarde viria a ser a nova realidade. Por fim, e a partir do momento em que se definiu a data para a mudança, explicámos como seria feito todo o processo, para tranquilizar e motivar a equipa.
Mas antes do “dia D”, desenhámos um plano para que a equipa encontrasse umas instalações funcionais, reorganizadas e que os fizessem sentir confortáveis, motivados e como sendo parte de uma equipa muito maior. E com muita luz solar, como desejavam. Mudaram-se as películas dos vidros, pintaram-se as paredes de cores claras e trocaram-se de sítio os pontos de luz, agora localizados de acordo com a disposição das secretárias. As “vizinhanças” mantiveram-se, mas houve uma preocupação em arrumar as “ilhas” de acordo com relações de proximidade e áreas funcionais, o que se traduz num muito melhor aproveitamento do espaço, que desta vez foi pensado de raiz (ao contrário do que acontecia em Algés, onde ao mesmo espaço foram sendo adicionadas novas áreas funcionais).
Depois de reunir as condições físicas para que a mudança fosse um sucesso e que tudo estivesse operacional no primeiro dia da equipa em Alfragide, faltava um click motivacional, um marcador somático e era preciso criar qualquer coisa tangível para a chegada, que marcasse o momento e perdurasse. Foi assim que se adicionaram pequenos apontamentos de decoração, que fazem uma grande diferença: logomarca nas portas principais do edifício, identificação dos diversos departamentos nas respetivas entradas e colocação dos cartazes de balcão no interior do edifício; mas também paredes de ardósia para escrever mensagens simples e espaços para colocar fotografias do dia-a-dia. Isto faz com que a equipa se sinta dignificada e como parte do processo. Afinal, somos a força motriz do banco. E foi por isso que deixámos em cada secretária um kit de boas vindas composto por garrafa, porta cartão e postal assinado pela direção, e que fizemos uma celebração no dia da chegada da equipa, com a presença de um administrador e das primeiras linhas do banco.
Ao fim das primeiras semanas fora de Algés, não há dúvidas de que o objetivo foi cumprido: todos gostaram do evento e do welcome kit, e a preocupação em criar um espaço agradável e funcional para todos e para cada um foi percebida e valorizada. De tal forma que já estão criadas novas rotinas e hábitos, e toda a vida diária já foi ajustada à nova realidade. Afinal, os espaços são o que fizermos por eles.

5Por: Patrícia Mestre, head of internal communication and change management na Caixa Económica Montepio Geral

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